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Os avanços tecnológicos tornaram o mercado bem mais competitivo e mudaram a forma de se organizar das empresas. Atualmente, para se destacar entre os concorrentes, é necessário contar com processos mais precisos, rápidos, menos burocráticos e que acompanhem as tendências. Desse modo, adotar medidas de gestão como a cultura organizacional Paperless é fundamental.
Esse conceito de organização faz parte das inovações provocadas pela transformação digital dentro dos negócios. Embora ele tenha surgido a partir dos princípios voltados à responsabilidade social corporativa, sua influência vai muito além disso para as instituições e reflete até mesmo no cliente.
Se nunca ouviu falar a respeito ou deseja entender melhor o Paperless, este artigo é o lugar certo para conhecer tudo que você precisa. Por isso, continue a leitura e descubra como essa tendência faz diferença para sua empresa, por que é importante se adequar, quais são os benefícios que ela traz e como implantá-la.
O que é paperless?
Paperless é uma palavra em inglês que significa “sem papel”. A intenção desse conceito é reduzir ao máximo o uso de papel dentro do mundo corporativo, principalmente no que diz respeito a impressões, anotações, documentações e arquivamentos. No melhor cenário, a ideia do paperless é zerar o consumo de papel na empresa para seus processos internos e externos.
No entanto, adotar esse método organizacional normalmente envolve mudanças drásticas. Essas mudanças vão desde o modo como se transmitem informações até a forma como a empresa está estruturada. Por isso, pode parecer desafiador alterar o jeito que as coisas funcionam.
São necessárias atitudes diferentes dos colaboradores e gestores, além de tecnologia compatível para transportar o que está no ambiente físico para o digital. Nesse sentido, às vezes leva tempo para conseguir aplicar o paperless de forma definitiva. Mesmo assim, é importante e possível começar, mesmo que de forma parcial.
Desse modo, pequenas atitudes, como imprimir menos e diminuir os bloquinhos de anotações, já fazem a diferença.
Por que é importante aderir à cultura paperless?
Sem dúvidas, o conceito de paperless tem grande impacto tanto para a rotina da empresa quanto para a sociedade. Nesse sentido, quando pensamos em reduzir o consumo de papel, podemos associar a sua importância a vários motivos. Entre os inúmeros que existem, podemos destacar:
- a preservação do meio ambiente;
- a redução de custos;
- a segurança nos processos;
- o aumento da produtividade;
- a valorização da marca no mercado.
Aderir ao paperless não se resume à implementação de tecnologias ou à digitalização de documentos. Reduzir o consumo de papel está relacionado também com sustentabilidade, controle de recursos, economia, segurança e praticidade.
A seguir, veja mais detalhes sobre esses fundamentos e sua importância.
Preservação do meio ambiente
Um dos principais motivos para praticar o paperless é diminuir o impacto ambiental que a empresa provoca. Reduzir o consumo de papel preserva o meio ambiente, já que a produção desse material envolve uma enorme quantidade de litros de água e a derrubada de um grande número de árvores, além de poluição atmosférica.
Muitos compostos nocivos à saúde e ao planeta fazem parte do processo de fabricação do papel, como o cloro, o óxido de nitrogênio, o dióxido de enxofre e o sulfeto de hidrogênio. Além disso, o momento de descartá-lo também é prejudicial, já que possui muitos aditivos químicos que contaminam o meio ambiente, como carbono, solventes e tintas.
Dessa maneira, diminuir ou mesmo extinguir o uso de papel dentro da rotina corporativa é uma atitude sustentável. Esse tipo de ação impacta de forma direta e positiva o ecossistema, contribuindo para a preservação ambiental.
Redução de custos
Pensar nas mudanças necessárias para transferir os arquivos e documentos físicos para o mundo digital pode passar a falsa impressão de que isso envolve muitos gastos com investimentos. Porém, tornar-se paperless está relacionado justamente com economizar dinheiro.
Estima-se que, aproximadamente, 3% do lucro das empresas é destinado a gastos com papel, impressão, arquivamento, armazenamento e manutenção de documentos. Além da compra do papel, há também custos com máquinas, tintas, manutenções, canetas, carimbos, pastas, entre outros.
Sob o mesmo ponto de vista, cabe dizer que até julho de 2022 o preço do papel e do papelão aumentou em 20%, tornando ainda maior o valor gasto com esse material. Dessa forma, vale cada vez mais a pena mudar os hábitos e aderir ao paperless.
A transformação dos processos para o digital evita o alto custo envolvido em utilizar papel. Acabando com a presença dos papéis no dia a dia organizacional, há economia também de espaço, que pode ser mais bem utilizado para o bem dos negócios.
Segurança
Um dos maiores riscos para qualquer companhia é o vazamento de informações sigilosas sobre a empresa ou os clientes. Nas mãos erradas, elas podem causar danos irreversíveis e gerar problemas graves. Quando, por exemplo, os documentos e contratos são físicos e ficam armazenados em pastas e arquivos, isso diminui drasticamente o nível de segurança dos negócios.
Por maiores que sejam o controle e a fiscalização, não há garantia de que somente pessoas autorizadas terão acesso a dados sigilosos. Não é possível saber, nem mesmo, se houve movimentação indevida dos papéis, cópias, envios ou perdas.
Desse modo, o armazenamento virtual de informações e dados é o mais seguro. Por meio dele, é possível ter controle total de acessos, movimentações, alterações, inclusões e exclusões.
Todo o sistema é protegido por senhas, criptografia e antimalwares. Os softwares desenvolvidos para esse tipo de armazenamento e controle são construídos de modo que os próprios gestores da empresa estipulem as permissões que devem ou não ser concedidas.
Então, tudo que é acessado e realizado fica registrado pelo sistema. É possível saber quem e quando acessou, bem como monitorar em tempo real o que é feito. Ser paperless garante a segurança completa necessária para o bom andamento dos negócios. Os acessos externos são nulos e os internos controlados.
Outro ponto positivo relacionado à segurança de arquivos digitais é o fato de não existir o risco de perda, mesmo que por incêndio, enchente, roubo ou furto.
Produtividade
Você deve conhecer a famosa frase: tempo é dinheiro. Sob o ponto de vista de que os colaboradores recebem pelo tempo que dedicam às suas funções, ela tem total sentido. Assim, otimizar o tempo e a produtividade dos trabalhadores impacta consideravelmente os resultados do negócio.
Manter um método de trabalho no qual tudo é armazenado de forma física afeta negativamente a produtividade. Dentro de uma organização, existem muitos processos que atrapalham — muitas vezes de maneira imperceptível — a melhoria da instituição por limitarem ou mesmo atrasarem o desempenho.
Dependendo do tamanho da empresa ou da quantidade de arquivos e documentos a analisar, é necessário dedicar muito tempo somente para encontrar o que o colaborador precisa. É possível perder horas do dia de trabalho buscando informações, bem como levantando dados.
Imagine então um cenário em que duas pessoas necessitem da mesma papelada ao mesmo tempo. O quanto isso refletiria negativamente na produtividade se uma não conseguisse fazer o que precisa porque tem que esperar a outra terminar?
Sem dúvidas, situações assim não contribuem para a melhoria contínua de uma empresa que quer se posicionar no topo do mercado. Adotar medidas paperless evita momentos como esses.
Implementando a organização eletrônica de documentos e arquivos, o acesso e a busca são otimizados. O tempo é reduzido a alguns minutos, por vezes, segundos. É possível, ainda, que mais de uma pessoa acesse o que precisar simultaneamente. Bastam alguns cliques e pronto.
Assim, mudar o armazenamento físico para o digital proporciona agilidade, aumento da produtividade e eficiência. É menos tempo e burocracia para o gestor, o colaborador e até mesmo o cliente.
Valorização no mercado
Como vimos neste artigo, reduzir o consumo de papel ou mesmo zerá-lo é uma atitude sustentável que contribui para a preservação do meio ambiente. Por isso, a empresa paperless atende a essa demanda e tem destaque no mercado financeiro.
As companhias que se preocupam com sua responsabilidade ambiental têm melhor imagem e oportunidades. Segundo uma pesquisa da Federação de Indústrias do Estado do Paraná, a FIEP, 87% dos brasileiros preferem consumir produtos e serviços de empresas sustentáveis.
Além disso, há um índice na bolsa de valores brasileira que destaca as instituições que são referência em sustentabilidade nas suas práticas internas e externas. É o Índice de Sustentabilidade Empresarial da Ibovespa (ISE B3). Essas empresas têm valor de mercado maior do que as que não adotam medidas sustentáveis em suas atividades.
É evidente, então, que implantar o paperless faz diferença no modo como os consumidores e até mesmo o mercado enxergam a organização. Traz a possibilidade de parcerias e investimentos, bem como de conquistar novos clientes que se sintam atraídos por boas práticas sustentáveis.
Ser uma marca que não utiliza papel só aumenta os resultados e melhora consideravelmente as chances de crescer!
Como transformar uma empresa em paperless?
Vimos diversos motivos para eliminar o papel da rotina de trabalho. Os benefícios são consideráveis tanto para a empresa quanto para os colaboradores, refletindo também nos clientes. Mesmo aqueles que ainda não são consumidores do produto ou serviço prestado são impactados positivamente pela cultura paperless.
Mas o que fazer para se alinhar a esse conceito? Veja algumas dicas importantes para mudar o cenário e aplicar de uma vez por todas esse método.
Invista em infraestrutura
A mudança de realidade precisa de um certo grau de investimento. Investir para economizar. Por isso, é preciso contar com bons equipamentos, como HD’s e servidores, nos quais todos os documentos ficarão armazenados.
Também é necessário ter um sistema de gestão de documentos para o melhor controle e eficiência na transformação.
Digitalize todos os documentos
Após providenciar a infraestrutura de armazenamento, esse é, de fato, o principal passo para a mudança. Só será possível acabar com os papéis depois que tudo que antes era físico estiver digitalizado.
Ao tomar essa medida, ter uma boa estratégia de arquivamento fará toda a diferença. Afinal, sem planejamento, não há bons resultados.
Arquive estrategicamente
À medida que o processo de digitalização acontece, nem todos os documentos físicos poderão ser descartados imediatamente. Assim, cabe uma boa estratégia de arquivamento ao realizar o procedimento para não perder nada.
Recomenda-se guardar o que for arquivado por até três meses. Esse tempo é suficiente para garantir que nada será perdido.
Utilize o armazenamento em nuvem
Contratar um bom serviço de armazenamento em nuvem é fundamental. Ele substitui outras formas de armazenamento digital e permite o acesso de qualquer lugar, seja por computador, smartphone ou tablet.
Existem muitas opções no mercado, com valores e pacotes adaptáveis a cada necessidade. É uma forma segura e prática de cuidar e acessar os documentos.
Tenha um certificado digital
Ter um certificado digital garante total segurança para trabalhar eletronicamente. Ele serve para validar operações, acessar sistemas e até assinar documentos digitalmente. Existe um certificado apropriado para cada tipo de negócio.
Esse certificado garante a proteção contra ataques cibernéticos, tentativas de roubos de identidade e falsificações. É um método para validar os processos digitais e garantir agilidade.
Oriente e treine seus colaboradores
Um passo extremamente importante para obter sucesso ao adotar o paperless é conversar com os seus colaboradores. Eles precisam estar alinhados às mudanças e, principalmente, entender a importância de manter essa prática.
Disponibilizar um bom treinamento fará total diferença na adaptação, então invista nisso. Mesmo que a princípio você encontre um certo grau de objeção, com orientação e auxílio, todos entenderão os benefícios para seu ambiente. Ao perceberem a melhora que as mudanças trarão, até mesmo o employer branding será afetado.
Quais são as práticas sustentáveis que vão além do paperless?
Neste artigo, vimos o quanto faz diferença para a empresa adotar uma boa prática ambiental, como o paperless. Porém, vale considerar outras medidas possíveis de implementar, que refletem diretamente no bem-estar do nosso ecossistema e da sociedade.
Por que não considerar as atitudes que podem contribuir para a economia de água dentro do ambiente corporativo, por exemplo? Além disso, que tal implantar um sistema de coleta seletiva? Todo o material coletado e separado corretamente colabora com a vida no planeta.
Do mesmo modo, até as estratégias de comunicação de sua empresa podem contar com práticas sustentáveis. Por exemplo, se você usa mídias convencionais para se comunicar, como jornais, revistas e outros impressos, por que não utilizar aqueles que oferecem um processo mais sustentável em sua produção?
Nesse sentido, a 2 Design e Comunicação está preparada para ajudar. Atendemos todas as necessidades do seu negócio de maneira completa, com um time de especialistas atuando desde a comunicação visual até a gestão da sua marca. Se já aderiu ao paperless ou ainda não, a 2dcb tem as melhores estratégias para levar a sua empresa cada vez mais longe.
Entre em contato conosco e conheça o que faremos para o seu sucesso!
