A importância da comunicação corporativa para o crescimento da empresa

Toda empresa é um organismo vivo que estabelece uma rede de relações entre pessoas e grupos interdependentes. Logo, a comunicação corporativa precisa ser trabalhada de maneira global e estratégica para ser altamente eficaz na excelência dos relacionamentos e para a gestão do negócio.

A comunicação influencia diretamente nos processos da organização, bem como em seu desempenho, e ainda contribui para a integração dos colaboradores e das suas lideranças. Além disso, ela reflete na imagem empresarial, otimizando os serviços, aumentando a produtividade e sobretudo os lucros.

Quando uma empresa não se comunica bem, está comprometendo seriamente o seu crescimento e os problemas como equipes desmotivadas, fornecedores que perdem a confiança e clientes insatisfeitos não tardam a aparecer.

A comunicação é uma ferramenta que promove a sinergia para a companhia alcançar os resultados almejados. Portanto, a sua boa qualidade é fundamental. Neste texto, você vai conhecer informações valiosas, que contribuirão para estabelecer uma comunicação corporativa eficaz na sua empresa.

Mas afinal, o que é comunicação corporativa?

A construção de uma comunicação eficaz não pode ser reduzida a mera transmissão de mensagens, ao contrário, ela é a criação de um ambiente que permite a interação e integração entre os dois lados que participam.

Dessa forma, todas as decisões empresariais devem envolver uma comunicação clara, consistente, objetiva e completa. É importante sempre lembrar que tudo isso influenciará na maneira como o receptor interpretará a mensagem recebida.

Qualquer tipo de comunicação falha pode atrapalhar o processo de propagação da linguagem corporativa. Assim, um planejamento de comunicação bem estruturado, com objetivos previamente estabelecidos, facilita as ações de comunicação de forma atenta à missão e valores defendidos pela organização.

Afinal, um processo de comunicação eficiente tem por objetivo: conseguir um fluxo de mensagens dinâmico (informação, feedback e coordenação); transmitir as mensagens importantes a todos os destinatários; estimular a participação eficaz; tornar as equipes de trabalho coesas; facilitar e agilizar procedimentos; aumentar a eficácia operacional e apoiar a tomada de decisões.

Como aplicar de forma estratégica a comunicação corporativa?

A comunicação é um fator determinante para a sobrevivência e desenvolvimento de qualquer empreendimento. Em razão disso, a empresa deve alinhar suas ações de comunicação ao planejamento estratégico.

Desta forma, para que a estratégia aplicada seja eficiente, ela deve responder necessariamente três perguntas simples, sendo elas: O quê? Quem? Como?

• O que sua empresa quer exatamente comunicar? Essa pergunta serve para definir os grupos e categorias de informações que deverão ser estrategicamente trabalhadas para cada tipo de público;
• Quem será o público atingido por determinadas categorias de informações de forma específica, sem que os demais sejam acionados;
• Definidos o público e a categoria de informação a ser comunicada, é o momento de definir como essas informações serão comunicadas, ou seja, por quais canais de comunicação.

Entenda que a estratégia da comunicação corporativa requer o desenvolvimento de processos de comunicação e fluxos de informação, para que ao longo do tempo se disseminem e se efetivem em canais constantes.

Esse desenvolvimento, no entanto, exige planejamento: primeiro, para traçar, desenvolver e implantar o processo. Depois, para monitorar e medir seus resultados.

Logo, toda estratégia precisa ser programada por meio de um calendário. Tal organização cronológica deve compreender tanto o calendário em si, assim como a periodicidade, ou seja, quantas vezes as informações serão divulgadas.

A organização em função do tempo permite que as empresas avaliem objetivamente os resultados de suas ações de comunicação, realizando um levantamento comparativo de períodos e retornos, além de poder identificar pontos que necessitem de redirecionamento.

Vale ainda mencionar que a estratégia da comunicação empresarial pode contar com os chamados embaixadores da comunicação. Esses “embaixadores” são capazes de doutrinar, liderar e mover pessoas, potencializando os constantes fluxos de informação e processos de comunicação.

Estágios mais avançados da comunicação em nível estratégico passam a utilizar esses influenciadores para atingir o público-alvo de maneira mais eficiente e assegurar que as mensagens cheguem ao destinatário de forma mais rápida e sem erros.

Ainda que não sejam oficialmente nomeados como representantes ou comunicadores, essas pessoas são capazes de comunicar e disseminar, quer estejam formalmente ligados a essa função ou não. Observe os líderes de seu empreendimento e encontre naturalmente os candidatos para essa função.

Como a comunicação corporativa estimula o engajamento dos funcionários?

A forma com que uma empresa se comunica está diretamente ligada à maneira com que ela e seus gestores trabalham sua cultura organizacional. Isso, consequentemente, interfere no clima organizacional.

Uma comunicação interna constante e verdadeira com seus colaboradores é fundamental para que eles se sintam mais importantes e reconhecidos dentro da organização. Desse modo, estarão mais dispostos e motivados para realizar suas atividades, gerando melhores resultados no que se refere ao aumento de produtividade e ganhos financeiros.

Portanto, uma comunicação de qualidade torna o clima organizacional muito melhor e mais agradável, fazendo com que os profissionais se sintam mais a valorizados em seu trabalho e mais satisfeitos com a empresa.

Além disso, sua prática é essencial na constituição da imagem da empresa, que também é difundida pelos colaboradores fora do expediente de trabalho.

Quais os tipos de comunicação corporativa podem ser utilizados?

Para dialogar e manter um relacionamento saudável e duradouro com seu público e seus colaboradores, as organizações podem utilizar diversas ferramentas. Contudo, é necessário estar atento às ações que implicam na comunicação interna e na comunicação externa.

Comunicação Interna

Uma gestão eficaz com uma comunicação integrada melhora o clima organizacional, motiva os colaboradores, reduz custos e aumenta a rentabilidade dos trabalhos, além de servir de estímulo para estabelecer relações mais duradouras, conferindo empatia e estabilidade no ambiente interno.

Para realizar a comunicação integrada, você poderá fazer uso de uma ou mais ferramentas abaixo:

• e-mail corporativo: dispõe de um serviço de e-mail que se utiliza de um domínio próprio da empresa, ao contrário dos sistemas gratuitos como Hotmail e Gmail;
• newsletter: consiste em um boletim informativo voltado aos colaboradores da organização;
• jornais e revistas institucional: sejam impressas ou online, esses veículos de informação corporativa são dirigidos ao público interno da empresa;
• rede social corporativa: canal da web voltado para o relacionamento dos colaboradores, ou seja, compartilhamento de mensagens corporativas, facilitando assim as atividades operacionais e administrativas dos departamentos.
• aplicativos;
• palestras internas;
• workshops;
• cursos de capacitação profissional.

Comunicação Externa

Não menos importante que a comunicação interna, a comunicação externa é fundamental para atrair o público que a organização deseja conquistar. Logo, ela não se resume apenas a propagandas em veículos tradicionais e na internet.

A comunicação externa é um guarda-chuva que engloba ações de marketing, publicidade e assessoria de imprensa.

Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para transmitir os projetos, as inovações, assim como informações que auxiliam para a boa imagem da marca e que tenham como capacidade encantar e atrair clientes para a empresa. Confira duas delas abaixo:

Redes Sociais

Tenha em mente que empresas presentes no mundo online, conectadas e engajadas, tendem a possuir um relacionamento mais sustentável com fornecedores e, principalmente, com clientes, além de transmitirem melhor sua imagem e demonstrarem preocupação com a opinião de seu público.

Uma empresa que aparece, se posiciona, é aberta e transparente quanto as suas políticas e atividades, ganha mais respeito, credibilidade e destaque diante dos colaboradores, dos clientes e da comunidade.

As redes sociais são excelentes ferramentas de marketing e por meio delas a empresa pode divulgar:

• ações e participações em eventos;
• presença em todos os âmbitos do mercado;
• padronização e divulgação da marca (identidade visual);
• contatos de relações-públicas;
• entre outros.

Assessoria de imprensa

A assessoria de imprensa é o elo entre a empresa e os veículos de comunicação — TV, rádio, jornais, revistas etc. Esses veículos possibilitam conquistar visibilidade positiva e confiabilidade junto à sociedade, fortalecendo e estabelecendo a imagem da empresa, tornando-a referência no mercado.

Afinal, nem sempre as empresas dispõem de uma equipe interna para realizar ações de comunicação corporativa de forma adequada e profissional. Nesse caso, é imprescindível contar com o auxílio de serviços especializados em comunicação.

Terceirizar a comunicação é uma ótima alternativa. Ao contratar uma agência especializada, pode-se dispor de inúmeras vantagens, tais como:

• competência e profissionalismo;
• redução de custos;
• economia de tempo;
• agilidade na execução;
• conhecimento das melhores estratégias;
• entre tantas outras.

Quais elementos melhoram a comunicação corporativa?

Como já abordamos neste texto, as estratégias adotadas para a comunicação corporativa são de extrema relevância para que os resultados sejam positivos. Contudo, é preciso também nivelar a troca de informações junto a todos os colaboradores, independentemente do setor em que atuam.

É necessário assegurar que todos os funcionários conheçam a missão, visão e valores da empresa, assim como permitir que os colaboradores também se posicionem em meio às decisões a serem tomadas ao longo desse processo. Logo, confira algumas dicas que podem contribuir no alinhamento da comunicação corporativa:

Defina e entenda seu público

O primeiro grande passo com toda a certeza é entender quem será o seu receptor. Ou seja, quem irá interagir com a comunicação corporativa.

Por isso, é importante estar atento ao público interno (colaboradores, sócios e prestadores de serviço), ao público externo (clientes e parceiros) e ao público misto. Ou seja, pessoas que não estão nem dentro e nem fora da organização, mas que interagem de alguma forma: fornecedores, investidores e cooperados.

É importante lembrar que a comunidade em que sua organização está inserida também participa da questão jurídica e sócioeconômica dela. Assim, ela também é considerada como público misto.

Uma vez definido o público, é importante que você observe como ele se organiza porque esse entendimento facilitará a escolha da linguagem mais adequada para transmissão e compartilhamento das mais diversas informações da organização.

Padronize as informações compartilhadas

É preciso estabelecer a melhor maneira de informar os colaboradores. Para isso, existem várias formas de realizar estas ações, como murais, jornais, e-mails, entre outros. No entanto, o mais importante é determinar qual o veículo que será utilizado para cada tipo de informação a ser transmitida, pensando sempre na apresentação dos dados de forma clara e objetiva.

Sendo assim, determinar um padrão de divulgação dessas informações contribui por manter a comunicação alinhada e organizada.

Dê o exemplo

É fato! Nenhum profissional se sente engajado para desenvolver suas atividades se o clima organizacional está pesado. Por isso, é dever do gestor se manter acessível junto aos colaboradores, bem como, promover e incentivar o diálogo entre os participantes da equipe, evitando assim possíveis discussões.

Ofereça guias e manuais

Esta ação é importante, principalmente, se mudanças nas rotinas do departamento da empresa estão prestes a acontecer. Assim, é fundamental que seja oferecido ao colaborador um documento que permita que ele se oriente diante destas transformações.

Vale ainda mencionar que os guias e manuais são muito válidos para os profissionais recém-chegados na empresa, uma vez que esses materiais auxiliam na compreensão de como as atividades são realizadas na organização.

Elimine boatos e especulações

Com o objetivo de eliminar possíveis boatos entre os corredores da organização, é necessário abrir o diálogo e estabelecer canais diretos junto a todos os colaboradores, independentemente da sua hierarquia.

Tirar dúvidas e esclarecer informações sobre os mais diversos assuntos da empresa minimiza possíveis boatos e reduz muitas vezes a resistência de alguns colaboradores sobre possíveis mudanças na atividade.

Portanto, se for mudar algum processo, não deixe para anunciar na última hora, mostre-se aberto para receber comentários, dúvidas e, sobretudo, críticas. Elas poderão trazer muitos benefícios para sua empresa.

Compartilhe premiações

Compartilhe premiações e comemorações especiais junto a seus colaboradores. Procure divulgar estas informações de uma forma diferente. Isso gera reconhecimento e engajamento por parte da equipe envolvida. Logo, não se prenda a mandar um e-mail informativo apenas ao setor responsável.

Valorize a cultura organizacional

Entenda que os elementos que devem ser rotineiramente reforçados junto aos colaboradores são a missão, visão e valores da organização, pois é por meio delas que as regras, benefícios e projetos são compartilhados, garantindo assim que todos os funcionários assumam uma postura adequada.

Sendo assim, utilize ferramentas virtuais como e-mails, murais e newsletter para que estas informações se disseminem.

Valorize os colaboradores

Criar canais de comunicação entre os funcionários favorece o compartilhamento de ideias de qualidade que possam vir a surgir, assim como identificar insatisfações por parte dos colaboradores. Depois disso, é importante promover ações de melhoria.

A manifestação sobre como suas rotinas foram melhoradas com a ajuda da equipe de comunicação servem como exemplo e motivação para que outros funcionários adotem novas posturas e façam sugestões em cima da experiência dos colegas, otimizando cada vez mais os processos.

Estimule encontros informais entre os funcionários

Tenha em mente que a informalidade, em sua grande parte, contribui por eliminar tensões e estresse provocados no dia a dia. Por isso, promover encontros entre os colaboradores mostra-se como uma ótima alternativa de unir ainda mais a equipe.

Agregue valor ao ambiente interno e externo à organização

Posturas mais sustentáveis, melhor aproveitamento dos materiais, redução do desperdício de água e energia e o oferecimento de ambiente mentalmente saudável e fisicamente já são uma realidade na maioria das empresas.

No entanto, mais do que promover essas mudanças e reforçá-las na imagem, visão e missão da organização, é essencial que elas sejam motivadas e alcançadas também na vida pessoal dos colaboradores, oferecendo mais qualidade de vida, o que se reflete em um melhor desempenho de suas atividades no negócio.

Saiba que a comunicação nas organizações é um fator extremamente determinante para o seu sucesso. Sem uma comunicação corporativa de qualidade, as empresas estão sujeitas a uma série de prejuízos, tanto de ordem financeira quanto de imagem e reputação. Por isso, é fundamental encarar a comunicação como uma ferramenta estratégica para os negócios.

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